La Commission d’accès à l’information (« CAI ») a récemment ajouté une nouvelle page sur son site dédiée à la collecte de renseignements personnels dans le cadre des différentes étapes du processus d’embauche. La CAI insiste sur le critère de la nécessité et rappelle aux employeurs que, même si un candidat consent à fournir des renseignements personnels qui ne sont pas nécessaires au processus d’embauche, l’employeur n’est pas en droit de les collecter conformément à la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.
Réception des candidatures
Au stade de la réception des candidatures, l’employeur peut seulement demander et recueillir des renseignements personnels qui lui sont nécessaires afin d’évaluer si les candidatures reçues sont admissibles et d’intérêt pour le poste affiché. La CAI reconnaît qu’un plus grand nombre de certains renseignements personnels peuvent être nécessaires pour des postes à haute responsabilité ou pour des postes soumis à un ordre professionnel ou à une règlementation particulière.
Formulaires de collecte de renseignements personnels : La CAI décourage l’utilisation d’un même formulaire pour tous les postes puisqu’il pourrait amener l’entreprise à collecter des renseignements personnels qui ne sont pas nécessaires à l’embauche de certains employés.
Attention aux références : Selon la CAI, à l’étape de la réception des candidatures, il est encore trop tôt pour obtenir les références du candidat. La collecte des références devrait plutôt avoir lieu après les entrevues.
Évaluation des candidatures
Entrevue : Un employeur peut demander de voir une pièce d’identité pour établir l’identité d’un candidat mais il ne peut pas conserver les informations qui y figurent.
Discrimination interdite : L’employeur ne peut recueillir ou demander des renseignements relatifs à des caractéristiques personnelles protégées par la Charte des droits et libertés de la personne, sauf si ces renseignements sont objectivement requis par la nature du poste à pourvoir ou si l’employeur est un organisme sans but lucratif poursuivant une mission particulière justifiant une distinction, exclusion ou préférence dans la sélection de son personnel.
Tests psychométriques : Selon la CAI, ces tests devraient être réservés à des situations précises. En effet, la prudence est de mise avec des tests psychologiques ou psychométriques pour les candidats.
L’employeur doit aviser le candidat qu’un tel test sera réalisé et il demeure responsable de la protection des renseignements personnels des candidats recueillis dans le cadre de ce processus.
Intelligence artificielle : La CAI exige qu’un employeur porte une attention particulière au critère de nécessité, à la transparence et aux biais discriminatoires s’il considère utiliser ou s’il utilise de l’IA dans le cadre du processus d’embauche. Pour plus d’informations, consultez notre article sur le mémoire de la CAI sur l’utilisation de l’IA au travail ici.
Confirmation des compétences et des aptitudes du candidat retenu par l’employeur
Références et consultation de dossiers externes : Selon la CAI, l’employeur devrait attendre d’avoir présenté une offre d’emploi conditionnelle au candidat avant de lui demander des références ou de consulter des dossiers externes le concernant. L’employeur est tenu d’obtenir le consentement préalable du candidat avant de communiquer avec ses références ou de consulter un dossier externe qui le concerne.
La CAI rappelle que les employeurs doivent s’en tenir aux renseignements personnels nécessaires. Par exemple, à moins que la date de naissance d’un candidat soit nécessaire pour la consultation d’un dossier externe, elle devrait seulement être collectée après l’embauche officielle.
Numéro d’assurance sociale : La CAI est d’avis qu’il n’est pas nécessaire de demander le numéro d’assurance sociale d’un candidat à l’étape de la confirmation de ses compétences et de ses aptitudes.
Attention aux réseaux sociaux : La CAI recommande aux employeurs de s’abstenir de consulter les profils des candidats sur les réseaux sociaux, à moins que cela soit nécessaire dans le contexte particulier de l’emploi. Le cas échéant, l’employeur devrait privilégier les réseaux sociaux « strictement professionnels ». Le caractère public ou accessible des contenus diffusés sur les réseaux sociaux ne soustrait pas l’employeur à l’obligation de respecter le critère de la nécessité.
Dossier de crédit : Un employeur doit être prudent lorsqu’il tire des conclusions à propos d’un candidat à partir de son dossier de crédit. La CAI recommande aux employeurs d’utiliser un moyen moins intrusif que la vérification d’un dossier de crédit (ex. vérification des références) pour vérifier l’honnêteté et le caractère d’un candidat.
Renseignements médicaux : La CAI est d’avis que, même lorsqu’elle est nécessaire, la collecte de renseignements médicaux ne doit pas être systématique, intrusive ou trop large. Toute question portant sur des problèmes de santé ou des limitations fonctionnelles doit avoir un lien direct avec les aptitudes ou les qualités essentielles requises pour le poste visé. De plus, l’entreprise doit s’assurer de limiter le nombre de personnes ayant accès à ces renseignements médicaux, le cas échéant.
Antécédents judiciaires : La vérification des antécédents judiciaires est permise, à condition qu’il existe un lien entre la vérification et le poste à pourvoir et que la collecte de renseignements personnels se limite à ce qui est nécessaire. La CAI rappelle également que l’employeur doit être en mesure de démontrer la légitimité de la vérification des antécédents judiciaires. À cet effet, il convient de rappeler qu’un employeur ne peut refuser d’embaucher une personne du seul fait qu’elle a été déclarée coupable d’une infraction pénale ou criminelle, si cette infraction n’a aucun lien avec l’emploi ou si cette personne en a obtenu le pardon.
Embauche
La CAI reconnaît que lorsqu’il embauche un candidat, un employeur peut alors recueillir les renseignements personnels supplémentaires qui sont nécessaires à l’administration de la bonne relation d’emploi de la relation d’emploi contrat de travail (ex. l’adresse résidentielle, le nom d’une personne à contacter en cas d’urgence, la date de naissance, le numéro d’assurance sociale, les coordonnées bancaires et une photo).
Agences de placement personnel
Selon la CAI, les agences de placement personnel doivent :
- s’identifier auprès des candidats et leur expliquer comment seront utilisés leurs renseignements personnels;
- obtenir le consentement des candidats si elles souhaitent conserver leurs renseignements personnels pour une utilisation secondaire;
- informer les candidats de l’identité de l’employeur dès que possible ou, si l’employeur ne veut pas être identifié au début du processus de recrutement, envoyer à l’employeur des candidatures anonymisées.
- L’envoi d’une candidature anonymisée n’est pas exigé par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, ni par le Règlement sur l’anonymisation des renseignements personnels.
Les agences de placement personnel sont aussi tenues de faire preuve de transparence auprès de candidats à la recherche d’emplois.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur ce sujet, veuillez communiquer avec l’auteure, Kirsten Thompson, Alexandra Quigley, ou avec un membre du groupe Cybersécurité et protection de la vie privée et des renseignements personnels de Dentons.
